Do kiedy rozliczenie PIT-28? Terminy i zasady dla 2025 roku

Co to jest PIT-28 i ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt ewidencjonowany to sposób opodatkowania, w którym płacisz podatek od przychodów, a nie od dochodu. W praktyce oznacza to, że podatek liczy się bez uwzględniania kosztów — stawka jest stosowana do przychodu brutto.

Do rozliczenia takich przychodów służy formularz PIT-28, obejmujący m.in.:

• przychody z najmu prywatnego,
• prowadzenie działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem.

Prawo do skorzystania z ryczałtu wiąże się z limitem przychodów wynoszącym 2 000 000 euro; po jego przekroczeniu trzeba wybrać inną formę opodatkowania. Decyzję o przejściu na ryczałt potwierdza się, składając odpowiednie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego.

Osoby rozliczające się ryczałtem prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów — zapisują daty, kwoty i źródła przychodu, a te dane następnie wykazują w PIT-28. Wysokość podatku oraz przypisane stawki zależą od rodzaju działalności i aktualnych przepisów, dlatego warto śledzić zmiany w prawie podatkowym.

Do kiedy złożyć PIT-28 za 2025 rok?

Deklarację PIT-28 za 2025 rok trzeba złożyć między 15 lutego 2026 a 30 kwietnia 2026, a termin zapłaty podatku upływa 30 kwietnia 2026. Usługa Twój e-PIT zacznie przygotowywać zeznania od 15 lutego — podatnicy będą mogli skorzystać z automatycznie wygenerowanego formularza i wysłać e-deklarację, co przyspiesza rozliczenie.

W przypadku złożenia e-deklaracji zwrot nadpłaty nastąpi do 15 czerwca 2026, czyli w ciągu 45 dni roboczych od momentu złożenia. Przy deklaracjach papierowych czas oczekiwania może się wydłużyć i wynieść nawet do trzech miesięcy.

Nieterminowe złożenie albo zapłata skutkują naliczeniem odsetek za zwłokę oraz sankcjami przewidzianymi przez przepisy prawa i Kodeks karny skarbowy.

Kogo dotyczy PIT-28 w 2025 roku?

PIT-28 składają osoby fizyczne, które w 2025 roku osiągnęły przychody opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym. Chodzi tu m.in. o:

• właścicieli wynajmujących mieszkania prywatnie,
• przedsiębiorców korzystających z tej formy rozliczenia,
• wspólników spółek cywilnych, o ile ich przychody podlegają ryczałtowi.

Aby powstał obowiązek podatkowy w tej formie, trzeba wcześniej wybrać ryczałt, składając stosowne oświadczenie. Prawo do ryczałtu zależy od ustawowego limitu przychodów oraz spełnienia wymogów formalnych, na przykład prowadzenia ewidencji przychodów. Osoby rozliczające się innymi formularzami — PIT-36, PIT-37, PIT-36L, PIT-38 czy PIT-39 — nie wykazują tych przychodów na PIT-28. We wniosku trzeba podać identyfikator podatnika: NIP lub PESEL, a dane muszą odpowiadać wpisom w rejestrze urzędu skarbowego. Jeżeli ryczałt obowiązywał tylko przez część 2025 roku, w PIT-28 wykazuje się jedynie przychody uzyskane w tym konkretnym okresie.

Jak prowadzić ewidencję przychodów dla PIT-28?

Ewidencja przychodów powinna zawierać kilka kluczowych informacji:

• numer wpisu,
• datę wpływu,
• rodzaj źródła,
• kwotę brutto,
• stawki ryczałtu.

Do każdego wpisu dołącz opis dokumentu potwierdzającego — np. umowę, fakturę czy dowód wpłaty — wraz z jego numerem. W przypadku najmu prywatnego konieczne jest podanie:

• numeru umowy,
• okresu najmu,
• danych najemcy,
• potwierdzeń wpłat czynszu.

Przy sprzedaży usług lub towarów warto odnotować:

• numer faktury lub paragonu,
• sposób zapłaty.

Kolejne kolumny ewidencji powinny zawierać:

• sumę za miesiąc,
• sumę narastającą w roku,
• co ułatwia obliczanie zaliczek.

Prowadź oddzielne zestawienia dla różnych źródeł przychodów — np. osobną kartę dla najmu prywatnego — żeby łatwiej było śledzić przychody i rozliczenia. Zebrane dane wykorzystuje się do wypełnienia formularza PIT-28 i ewentualnego załącznika PIT-28/B. Dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ewidencję można prowadzić ręcznie, w arkuszu kalkulacyjnym lub w dedykowanym programie do rozliczeń PIT; pliki eksportuje się do formularza elektronicznego. Deklarację wysyła się przez e‑Urząd Skarbowy lub inny kanał e‑deklaracji, a płatności podatku i zaliczek trafiają na mikrorachunek podatkowy powiązany z NIP lub PESEL. W razie kontroli urząd porównuje ewidencję z umowami i dowodami wpłat, dlatego zapisów i dokumentów nie warto zaniedbywać.

Kiedy należy zapłacić podatek z PIT-28?

Podatek wykazany w PIT-28 trzeba opłacić jednorazowo przy rozliczeniu rocznym — płaci się różnicę między obliczoną kwotą a już wpłaconymi zaliczkami. Zaliczki na ryczałt można wnosić miesięcznie lub kwartalnie:

• za miesiąc termin płatności upływa 20. dnia miesiąca następującego po nim,
• za kwartał — 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.

Ostateczna data zapłaty podatku pokrywa się z terminem złożenia deklaracji i przypada na koniec kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Warto też pamiętać, że harmonogramy płatności mogą ulegać zmianom w wyniku nowych przepisów (np. zmian w ramach Polski Ład 2.0), więc dobrze śledzić aktualne regulacje. Zdarza się też, że termin wpłaty ostatniej zaliczki za rok podatkowy zostaje przesunięty na styczeń kolejnego roku — to zależy od obowiązujących przepisów.

Wpłaty ryczałtu dokonuje się na mikrorachunek podatkowy powiązany z NIP lub PESEL. Jeśli zapłata nastąpi po terminie, powstaje zaległość i urząd skarbowy nalicza odsetki za każdy dzień opóźnienia; przy dłuższych zaległościach mogą dodatkowo pojawić się sankcje administracyjne i kary skarbowe. Kwotę do dopłaty wylicza się prostą różnicą: podatek z PIT-28 minus wpłacone zaliczki. Gdy wynik jest ujemny, mamy nadpłatę — można ją odzyskać albo zaliczyć na poczet przyszłych płatności.

Kiedy nastąpi zwrot nadpłaty z PIT-28?

Najczęstsze powody opóźnień w zwrocie nadpłaty to:

• kompensacja z zaległościami wobec urzędu,
• brak lub błędny numer rachunku,
• potrzeba dodatkowych wyjaśnień ze strony podatnika,
• wszczęcie kontroli.

Aby sprawdzić status zwrotu i podjąć odpowiednie kroki, warto zrobić kilka rzeczy:

1. Sprawdź UPO — potwierdzenie odbioru e-deklaracji wskazuje datę złożenia i może posłużyć jako dowód w sporze.
2. Zweryfikuj, na który rachunek trafi zwrot: najpierw sprawdź mikrorachunek powiązany z NIP/PESEL, a potem rachunek bankowy podany w zeznaniu — urząd przeleje środki tylko na jedno z tych kont.
3. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego lub sprawdź komunikaty w systemie Twój e-PIT — często tam znajdziesz aktualny status zwrotu.
4. Jeżeli minął ustawowy termin, złóż elektroniczne wyjaśnienia lub korektę deklaracji i zachowaj potwierdzenia wysyłki.
5. Przy dalszych opóźnieniach skontaktuj się z urzędem telefonicznie lub przez ePUAP.

Terminy odniesienia:

• deklaracje elektroniczne powinny być rozliczone w ustawowym terminie do 45 dni od otrzymania przez urząd,
• papierowe mogą być rozliczane do 3 miesięcy.

Dla zeznań elektronicznych za 2025 rok praktycznym punktem odniesienia jest data 15.06.2026.

Kilka praktycznych uwag:

• nadpłata może zostać skompensowana z zaległościami podatkowymi lub mandatami — wówczas nie zobaczysz przelewu na koncie,
• przechowuj dokumenty bankowe i UPO przez 5 lat, to ułatwi dochodzenie roszczeń.

W sporach o termin zwrotu kluczowa jest data otrzymania e-deklaracji potwierdzona UPO oraz zapisy Ordynacji podatkowej.

Jak skorygować deklarację PIT-28 po wysłaniu?

Korektę PIT-28 za 2025 rok można złożyć do 31 grudnia 2031 roku. Dokument można przesłać elektronicznie lub złożyć w formie papierowej w właściwym urzędzie skarbowym. Przy składaniu korekty trzeba wskazać przyczynę oraz wymienione pozycje, które uległy zmianie. Jak postępować krok po kroku:

1. Zidentyfikuj błędne pozycje i przygotuj poprawne kwoty oraz dokumenty źródłowe — umowy, faktury czy potwierdzenia wpłat.
2. Wypełnij formularz korekty: zaznacz pola, które poprawiasz, i krótko opisz powód zmian.
3. Dołącz wymagane załączniki, na przykład PIT-28/B, PIT/O oraz kopie dokumentów potwierdzających korekty.
4. Wyślij korektę przez e-Urząd Skarbowy lub złóż ją osobiście/pośrednio w urzędzie. Zachowaj potwierdzenie odbioru.
5. Przechowuj UPO oraz potwierdzenia przelewów — dokumenty powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym płacono podatek.

Skutki finansowe korekty:

• Jeśli korekta oznacza dopłatę, trzeba wpłacić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę; odsetki liczone są od dnia następującego po terminie płatności aż do dnia uregulowania należności.
• Jeśli korekta skutkuje nadpłatą, zwrot następuje w standardowych terminach: do 45 dni roboczych przy wysyłce elektronicznej lub do 3 miesięcy przy formie papierowej. Nadpłatę urząd może też skompensować z istniejącymi zaległościami.

Dodatkowe informacje praktyczne:

• Gdy odkryjesz zaniechanie przed wszczęciem postępowania podatkowego, możesz złożyć czynny żal i jednocześnie uregulować zaległości wraz z odsetkami. Złożenie czynnego żalu wyłącza odpowiedzialność karnoskarbową pod warunkiem, że urząd nie podjął jeszcze działań wyjaśniających.
• W treści korekty podaj identyfikator podatnika (NIP lub PESEL) oraz numer pierwotnej deklaracji.
• Zachowaj kopię wysłanej korekty i UPO.
• Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub bezpośrednio z urzędem skarbowym.