Jak zaksięgować zakup kasy fiskalnej w 2019? Przewodnik dla przedsiębiorców

Jak zaksięgować zakup kasy fiskalnej?

Fakturę VAT za zakup kasy fiskalnej księguje się według wartości samego urządzenia. Jeśli kasa kosztuje nie więcej niż 10 000 zł, przedsiębiorca może jednorazowo zaliczyć wydatek do kosztów. Gdy cena przekracza ten próg, urządzenie trafia do ewidencji środków trwałych i podlega amortyzacji zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości. Naliczony VAT z faktury wpisuje się do Rejestru zakupów VAT, o ile kasa jest wykorzystywana w działalności opodatkowanej.

Zakup dokumentuje się zapisem FZ, a przy przyjęciu urządzenia do używania wystawia się dokument OT z datą przyjęcia. W księgach rachunkowych kasa rejestrująca powinna być ujęta na koncie 22-3 — dedykowanym ewidencji środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne księguje się na ostatni dzień miesiąca, według obowiązującej stawki amortyzacyjnej. Jeżeli korzystano z ulgi, związane korekty lub ewentualne przychody wykazuje się na koncie 76-0.

W KPiR wydatek jednorazowy do 10 000 zł ujmuje się jako koszt uzyskania przychodów; powyżej tej kwoty w KPiR rozlicza się miesięczne odpisy amortyzacyjne. Dokumentacją księgową są dowody zapłaty, faktura VAT oraz wyciąg z rachunku bankowego — wszystkie trzeba przechowywać na potrzeby kontroli.

Podsumowując, procedura księgowania obejmuje:

• fakturę VAT,
• wpis do rejestru zakupów VAT,
• dokument FZ,
• dokument OT,
• ewidencję środków trwałych lub jednorazowe ujęcie w kosztach;

granicą decydującą o sposobie rozliczenia jest 10 000 zł.

Gdzie wpisać zakup kasy fiskalnej w KPiR?

Wydatek na zakup kasy fiskalnej wpisujemy do kolumny 13 KPiR jako pozostały wydatek, gdy jej wartość nie przekracza 10 000 zł lub gdy polityka rachunkowości dopuszcza jednorazowe zaliczenie takiego zakupu do kosztów. Gdy natomiast cena przekracza 10 000 zł albo obowiązuje prowadzenie ksiąg rachunkowych, kasa nie trafia bezpośrednio do KPiR. W takim przypadku w KPiR uwzględniamy jedynie odpisy amortyzacyjne — księgowane na koniec miesiąca w tej samej kolumnie 13.

Odpisy ustala się według przyjętej stawki amortyzacyjnej i zasad zawartych w polityce rachunkowości; obniżają one koszty uzyskania przychodów. Zakup kasy dokumentujemy fakturą (FZ), a jej przyjęcie do użytkowania potwierdza dokument OT. Jeśli kasa służy działalności opodatkowanej, fakturę VAT przechowujemy i wykazujemy w rejestrze zakupów VAT.

Ulga na zakup kasy wpływa z kolei na ewidencję obrotu oraz na księgowanie na koncie 76-0 — skutki tej ulgi należy zapisać w księgach zgodnie z przyjętymi zasadami ewidencji. Dla zobrazowania:

• kasa za 8 500 zł może trafić bezpośrednio do kolumny 13 KPiR jako koszt,
• natomiast urządzenie kosztujące 12 000 zł ujmujemy jako środek trwały i rozliczamy poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne w KPiR.

Kiedy wprowadzić zakup kasy fiskalnej do środków trwałych?

Standardowy próg kwalifikacji do ewidencji środków trwałych wynosi 10 000 zł, choć polityka rachunkowości może ustanowić inny limit. Sprzęt o wartości przekraczającej ten próg trafia do ewidencji środków trwałych. Z drugiej strony, urządzenie może zostać uznane za środek trwały niezależnie od ceny, jeśli tak przewidują zasady rachunkowości obowiązujące w firmie.

Wpis do ewidencji następuje po przyjęciu do używania i sporządzeniu dokumentu OT. W ewidencji odnotowuje się:

• wartość początkową,
• datę przyjęcia,
• ustaloną stawkę lub okres amortyzacji.

Amortyzację zaczyna się naliczać od daty wskazanej w OT, a odpisy księguje się na koniec miesiąca zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji. Do dokumentacji należy dołączyć:

• fakturę,
• dokument OT,
• dowód zapłaty — na przykład wyciąg bankowy lub pokwitowanie.

Rejestracja kasy w ewidencji środków trwałych zmienia sposób ujmowania kosztów w KPiR: zamiast jednorazowego ujęcia wydatku, koszty rozkładają się na miesięczne odpisy amortyzacyjne, które trafiają zarówno do ewidencji księgowej, jak i do kolumny kosztowej KPiR. Przed rozpoczęciem sprzedaży niezbędna jest fiskalizacja kasy oraz zgłoszenie jej danych do urzędu skarbowego, jeśli wymagają tego przepisy.

Dla jasności: kasa za 12 000 zł przy okresie amortyzacji 60 miesięcy daje miesięczny odpis 200 zł (12 000 zł / 60), który trzeba ująć w księgach zgodnie z zasadami ewidencji środków trwałych.

Kiedy odliczyć VAT od zakupu kasy fiskalnej?

VAT naliczony z faktury wystawionej za kasę fiskalną można odliczyć w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano dokument. Przy rozliczeniach miesięcznych odliczenie można rozłożyć maksymalnie na trzy kolejne miesiące, a przy kwartalnych — na dwa następne kwartały. Na przykład fakturę z 10 marca można uwzględnić w deklaracji za marzec albo rozłożyć odliczenie na marzec, kwiecień i maj. Jeśli dokument pochodzi z I kwartału, podatnik może rozliczyć VAT w tym kwartale lub podzielić odliczenie na I i II kwartał.

Prawo do odliczenia przysługuje jedynie wtedy, gdy przedsiębiorca dysponuje fakturą i zakup jest związany z działalnością opodatkowaną. Odliczeń nie wolno przekroczyć kwoty podatku należnego w danym okresie; niewykorzystana część przechodzi do następnych dozwolonych okresów rozliczeniowych.

Odliczenie wykazuje się w deklaracji:

• VAT-7 (dla rozliczeń miesięcznych),
• VAT-7K (dla kwartalnych),
• w pliku JPK_V7 (JPK_V7M lub JPK_V7K).

Moment odliczenia nie zależy od daty rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Dokumenty potwierdzające prawo do odliczenia — przede wszystkim faktura i dowód zapłaty — muszą być zgodne z przepisami VAT.

Jak skorzystać z ulgi i wykazać ją w JPK_V7?

Ulga wynosi 90% ceny zakupu, lecz nie więcej niż 700 zł i dotyczy tylko kas fiskalnych online — w tym kas wirtualnych — które zostały wprowadzone od 1 maja 2019 r. Przysługuje podatnikom, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku w wymaganych terminach.

Czynni podatnicy VAT mogą odliczyć ulgę bezpośrednio w pliku JPK_V7 (JPK_V7M lub JPK_V7K), wpisując kwotę w pole 49; dodatkowo trzeba uzupełnić pole 54 oraz inne wymagane pozycje. Wartość wpisana w polu 49 nie może przekroczyć wartości pola 51.

Dla przykładu:

• przy cenie kasy 800 zł 90% to 720 zł,
• ale odliczenie zostanie ograniczone do maksymalnych 700 zł.

Jeśli deklaracja zawiera co najmniej jedną sprzedaż opodatkowaną, a jednocześnie nie wykazuje podatku do zapłaty, nadwyżka ulgi może zostać zwrócona na konto bankowe podatnika. Podmioty zwolnione z VAT muszą złożyć wniosek o zwrot do naczelnika urzędu skarbowego i dołączyć kopię faktury.

Obowiązek zwrotu odliczonej ulgi pojawia się, gdy podatnik przestaje używać kasy przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania; taki zwrot wykazuje się w deklaracji VAT-7.

Do skorzystania z ulgi potrzebne są dokumenty:

• faktura potwierdzająca zakup,
• dowozy zgłoszenia i fiskalizacji kasy,
• w razie zwolnienia z VAT — wniosek do urzędu skarbowego.

Szczegółowe zasady korzystania z ulgi określa Rozporządzenie Ministra Finansów.

Jakie dokumenty przechować po zakupie kasy fiskalnej?

Faktura VAT potwierdzająca zakup jest podstawą do rozliczenia VAT — pozwala także ująć wydatek w Rejestrze zakupów i skorzystać z przysługującej ulgi. Dowód zapłaty, np. wyciąg bankowy, przelew czy potwierdzenie transakcji, dokumentuje dokonanie płatności i datę wydatku. Dokument OT, czyli protokół przyjęcia środka do używania, wskazuje moment rozpoczęcia ewidencjonowania oraz podstawę wprowadzenia obiektu do ewidencji środków trwałych.

W ewidencji tej powinny się znaleźć:

• karta środka trwałego,
• harmonogram amortyzacji,
• zapisy księgowe na kontach 22-3 i 76-0.

Rejestr zakupów VAT oraz pliki JPK_V7 związane z odliczeniem ulgi muszą zawierać odpowiednie kopie JPK_V7M/JPK_V7K oraz dowody wykazania ulgi w polach 49, 51 i 54. Dokumenty związane z fiskalizacją i zgłoszeniem kasy obejmują:

• protokół fiskalizacji,
• potwierdzenie zgłoszenia kasy rejestrującej,
• dowody przesyłek do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Raporty fiskalne i ewidencja sprzedaży powinny zawierać:

• raport dobowy i miesięczny,
• kopie paragonów,
• szczegółową ewidencję obrotu.

Wniosek o zwrot ulgi oraz dokumenty potwierdzające jego realizację to:

• kopia wniosku skierowanego do naczelnika urzędu skarbowego,
• potwierdzenia wypłaty lub korekty na deklaracji VAT-7.

Dokumentacja serwisowa i gwarancyjna powinna obejmować:

• umowę serwisową,
• protokóły napraw,
• potwierdzenia przeglądów,
• kartę gwarancyjną producenta.

Do dowodów księgowych zalicza się faktury zakupu (FZ), zapisy w księgach oraz wyciągi bankowe — wszystkie one dokumentują nabycie i ujęcie w KPiR lub w ewidencji środków trwałych. Okres przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych wynosi co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dokumentacja dotycząca środka trwałego powinna być zachowana do zakończenia jego amortyzacji, a następnie przez kolejne 5 lat. Materiały związane ze zwrotem ulgi trzeba przechowywać do czasu prawidłowego rozliczenia zwrotu. Zarówno oryginały, jak i czytelne kopie elektroniczne muszą spełniać wymogi archiwizacji podatkowej. Kopie JPK_V7 i raporty z CRK najlepiej przechowywać w formatach umożliwiających pełne odtworzenie danych. Uporządkowanie dokumentów chronologicznie oraz powiązanie ich z zapisami w Rejestrze zakupów VAT znacznie ułatwia ewentualną kontrolę podatkową.