Karty ewidencji czasu pracy 2018 — kluczowe zmiany i wymagania

Co to jest karta ewidencji czasu pracy?

Dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę prowadzenie indywidualnego dokumentu dotyczącego czasu pracy jest niezbędne — to podstawowy sposób na zapisanie rzeczywistego przebiegu godzin. Taki rejestr odnotowuje:

• przepracowane godziny,
• nadgodziny,
• dni wolne,
• różne nieobecności: usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
• zwolnienia i przebieg pracy w poszczególnych dobach.

Dokument ten ułatwia wyliczenia płac. Na jej podstawie pracodawca ustala wynagrodzenie i inne świadczenia, np. dodatki za nadgodziny, dyżury czy pracę w niedziele i święta. Dokument ten wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej, ale jest prowadzony oddzielnie od akt osobowych. Pracodawca ma obowiązek prowadzić go na bieżąco i udostępniać pracownikowi na jego żądanie. Należy też pamiętać, że za błędy lub zaniechania odpowiada pracodawca — niedopatrzenia mogą skutkować roszczeniami ze strony pracownika albo sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Przeczytaj teżEwidencja czasu pracy — jak ją prowadzić, aby uniknąć błędów?

Jakie zmiany wprowadziła ustawa z 2018 roku?

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady ewidencjonowania czasu pracy. Wprowadzono je ustawą z 10 stycznia 2018 r. oraz rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. Nowe przepisy rozszerzają zakres dokumentacji — trzeba teraz zapisywać liczbę przepracowanych godzin każdego dnia. Dzięki temu karty ewidencji są bardziej szczegółowe, co ma ułatwić rozliczenia płac i kontrole.

Reguły dotyczą wszystkich pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., natomiast dokumentację sporządzoną wcześniej można dostosować do końca 2019 r. Ustawodawca dopuścił prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, oczywiście z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. Prowadzenie takiej ewidencji wynika z obowiązków określonych w art. 94 Kodeksu pracy, a szczegóły dotyczące treści i przechowywania dokumentów reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Dane identyfikacyjne pracownika oraz szczegółowy, dzienny zapis czasu pracy są niezbędne do prawidłowego obliczenia wynagrodzenia i składników płacowych. Powinny one obejmować podstawowe informacje osobowe — imię, nazwisko oraz numer PESEL lub inny identyfikator z dokumentacji pracowniczej. Konieczne jest też odnotowanie liczby przepracowanych godzin w danym okresie wraz z ich rozbiciem na poszczególne dni, co pozwala ustalić wymiar pracy.

Przeczytaj teżDokumentacja czasu pracy 2019 — zmiany, obowiązki i ewidencja

Dobrze prowadzona ewidencja zawiera:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia,
• informacje o przerwach, które wpływają na faktyczny czas pracy,
• rejestr nadgodzin: ile ich było, czy dotyczą doby czy tygodnia, oraz przyczyny ich wystąpienia,
• dni wolne i ich podstawy — np. urlop wypoczynkowy, dni wolne za pracę w niedziele lub święta, a także urlopy okolicznościowe,
• zwolnienia od pracy, zarówno usprawiedliwione (w tym chorobowe), jak i nieusprawiedliwione nieobecności.

Jeśli pracownik pełni dyżury lub pracuje w porze nocnej, trzeba zapisać te informacje razem z przysługującymi dodatkami. Równie istotny jest rejestr wniosków pracownika — wnioski urlopowe i o udzielenie czasu wolnego wraz z datami i decyzjami pracodawcy. Jeżeli występują, należy przechowywać zgody pracowników (np. na system zadaniowy) oraz inne oświadczenia mające wpływ na rozliczenie czasu pracy.

Przydatne są również symbole i raporty ułatwiające przetwarzanie danych w dokumentach płacowych oraz odniesienie do wzoru karty ewidencji czasu pracy stosowanego przez pracodawcę. Wzór powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie wynagrodzenia i podstaw rozliczeń. Cała dokumentacja powinna być czytelna i kompletna, tak by audyt płacowy przebiegał bez wątpliwości.

Czy karta ewidencji musi wskazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia?

Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. nakłada na pracodawców obowiązek rejestrowania przepracowanych godzin. W pewnych sytuacjach trzeba także zapisywać faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia. Brak takich danych utrudnia ustalenie nadgodzin, prawidłowe rozliczenie pensji i wyjaśnienie rozbieżności w ewidencji czasu pracy.

Konkretnych godzin wymaga na przykład:

• praca zmianowa,
• systemy rozliczania doby i tygodnia,
• dyżury,
• praca nocna,
• sporne nadgodziny.

Te zapisy pozwalają obliczyć zarówno nadgodziny dobowe, jak i tygodniowe oraz należne dodatki. Wyjątek stanowią pracownicy objęci zadaniowym czasem pracy; w ich przypadku nie trzeba rejestrować dokładnych godzin wejścia i wyjścia. Niezależnie jednak od systemu, ewidencja powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg czasu pracy, a nie jedynie plan. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem że jest aktualizowana na bieżąco i przechowywana zgodnie z przepisami.

Przeczytaj teżUstawa o ewidencji czasu pracy — obowiązki, ewidencja i kary

Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie dokumentacji, która jednoznacznie pokaże liczbę przepracowanych godzin oraz ewentualne nadgodziny.

Czy elektroniczny system rejestracji czasu pracy jest dopuszczalny?

Ewidencjonowanie czasu pracy w formie elektronicznej jest dopuszczalne, pod warunkiem że spełnia wymogi dotyczące dokumentacji pracowniczej oraz ochrony danych osobowych (RODO). Do akceptowanych rozwiązań zaliczamy:

• systemy RCP,
• platformy teleinformatyczne z e‑podpisem — w tym kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• elektroniczne rejestry czasu pracy,
• inne narzędzia automatyzujące rejestrację.

Dokumenty przechowywane cyfrowo muszą gwarantować autentyczność, integralność i dostępność zapisów, tak by możliwe było ich odtworzenie i udostępnienie pracownikowi na jego żądanie. Konieczne są także właściwe zabezpieczenia techniczne:

• szyfrowanie danych,
• regularne kopie zapasowe,
• prowadzenie logów zdarzeń,
• kontrola uprawnień dostępu.

Jeśli system RCP przetwarza dane biometryczne, wymagana jest szczególna podstawa prawna oraz dodatkowe środki ochronne zgodne z RODO. Zastosowanie e‑podpisu, a zwłaszcza podpisu kwalifikowanego, podnosi wartość dowodową zapisów elektronicznych i ułatwia potwierdzenie ich nienaruszalności. Automatyzacja ewidencji zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza procesy rozliczeń płacowych, ale nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za rzetelność zapisów. Wprowadzenie nowego systemu zwykle wiąże się z aktualizacją regulaminu pracy oraz poinformowaniem pracowników, a w przypadku zmiany zakresu przetwarzanych danych — także z uzyskaniem ich zgód lub spełnieniem innych wymogów formalnych.

Przeczytaj teżKarty ewidencji pracy — co powinny zawierać i jak je prowadzić?

Jakie obowiązki ma pracodawca przy dokumentowaniu czasu pracy?

Pracodawca musi prowadzić indywidualną kartę ewidencji czasu pracy dla większości zatrudnionych na umowę o pracę, aktualizowaną na bieżąco, tak by można było prawidłowo rozliczać wynagrodzenia. W zapisach powinny się znaleźć:

• liczba przepracowanych godzin,
• nadgodziny,
• dni wolne,
• wszystkie nieobecności,
• rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy tam, gdzie wymaga tego prawo.

Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej — wybór należy do pracodawcy, jednak trzeba zachować zasady ochrony danych osobowych i dbać o integralność zapisów. W systemach cyfrowych niezbędne są odpowiednie zabezpieczenia techniczne, takie jak:

• szyfrowanie,
• regularne kopie zapasowe,
• rejestry zdarzeń,
• kontrola uprawnień dostępu.

Ewidencję należy przechowywać oddzielnie od akt osobowych i archiwizować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik ma prawo żądać udostępnienia swoich zapisów, a dokumenty muszą być też przygotowane na potrzeby kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W praktyce warto gromadzić także wnioski pracowników (np. urlopowe), zgody i regulamin pracy, ponieważ wpływają one na rozliczenia czasu pracy. Wprowadzenie lub zmiana systemu czasu pracy wymaga poinformowania załogi i — jeśli zmiana dotyczy warunków zatrudnienia — aktualizacji regulaminu. Odpowiedzialność za błędy w ewidencji spoczywa na pracodawcy; nieprawidłowości mogą skutkować sankcjami ze strony PIP i roszczeniami pracowniczymi, dlatego w razie wykrycia omyłki należy niezwłocznie skorygować zapisy i udokumentować powód korekty.

Przeczytaj teżJak rejestrować czas pracy? Metody, obowiązki i korzyści

Jak długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy?

Karty ewidencji czasu pracy trzeba przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. Chociaż część doktryny wskazuje na 3-letni termin, obowiązujące przepisy i praktyka kontrolna przyjmują dekadę jako właściwy okres retencji. Ewidencja stanowi element dokumentacji pracowniczej, dlatego ma znaczenie przy dochodzeniu roszczeń i podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązek przechowywania dotyczy zarówno nośników papierowych, jak i formy elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca musi zadbać o zabezpieczenia pozwalające na odtworzenie danych i ich udostępnienie — to jego odpowiedzialność. Do standardowych środków technicznych należą:

• szyfrowanie,
• regularne kopie zapasowe,
• rejestry zdarzeń,
• kontrola uprawnień dostępu.

Okres przechowywania powinien być opisany w wewnętrznych procedurach archiwizacyjnych; każda karta ewidencji powinna mieć wyraźnie wskazany 10-letni termin. Na żądanie pracownika lub organu kontrolnego dokumenty trzeba przedstawić w czytelnej formie. Brak możliwości ich odtworzenia zwiększa ryzyko sankcji i roszczeń wobec pracodawcy.