Kto podpisuje sprawozdanie finansowe 2022? Przewodnik po zasadach

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe za 2022 rok?

Za przygotowanie oraz podpisanie sprawozdania finansowego za ubiegły rok odpowiadają zarówno kierownik jednostki, jak i osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku spółek kapitałowych funkcję tę pełni zarząd. Co istotne, jeśli organ ten składa się z wielu osób, wystarczy podpis przynajmniej jednego członka zarządu – pod warunkiem jednak, że pozostali złożą pisemne oświadczenia o zgodności dokumentu z ustawą o rachunkowości.

Całość musi zostać przygotowana elektronicznie, zazwyczaj w formacie XML, i uwierzytelniona kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym lub podpisem osobistym. Tak przygotowany plik należy przesłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych, jeśli spółka figuruje w rejestrze KRS. Pamiętajmy, że ustawowy termin na wywiązanie się z tego obowiązku to trzy miesiące od dnia bilansowego.

Przeczytaj teżJak podpisać sprawozdanie ePUAPem? Krok po kroku do sukcesu

Księgowy również sygnuje dokument, ręcząc w ten sposób za rzetelność zawartych w nim danych. Warto zadbać o terminowość, ponieważ ignorowanie tych wymogów naraża firmę na dotkliwe sankcje karne. Jeśli zaś specyfika spółki wymaga badania dokumentacji przez biegłego rewidenta, proces ten musi zostać uwzględniony w kalendarzu prac nad sprawozdaniem.

Czy nowelizacja pozwala pojedynczemu członkowi organu podpisać sprawozdanie finansowe?

Wprowadzona 1 stycznia 2022 roku nowelizacja ustawy o rachunkowości przyniosła istotne ułatwienie w procesie zatwierdzania sprawozdań finansowych. Od tego momentu wymagany jest zaledwie jeden podpis członka organu wieloosobowego, pod warunkiem, że pozostali przedstawiciele dostarczą stosowne pisemne oświadczenia. W dokumentach tych potwierdzają oni zarówno:

• zapoznanie się z treścią sprawozdania,
• pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.

W sytuacji, gdy którykolwiek z członków posiada odmienne zdanie, przysługuje mu prawo do złożenia pisemnego uzasadnienia swojej odmowy. Elastyczność nowych przepisów pozwala również na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jedynie przez jedną osobę, o ile reszta składu dołączy swoje oświadczenia w formie cyfrowej. Rozwiązanie to jest w pełni honorowane przez systemy teleinformatyczne, takie jak RDF.

Warto jednak pamiętać, że mimo tego uproszczenia, zasady odpowiedzialności za rzetelność danych pozostają niezmienne – wszyscy członkowie organu odpowiadają za dokument solidarnie. Resort finansów przypomina, że każde oświadczenie musi precyzyjnie spełniać wymogi prawne, gdyż tylko kompletna i prawidłowo przygotowana dokumentacja uzyska pozytywną weryfikację podczas składania do Krajowego Rejestru Sądowego.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce kapitałowej?

W spółkach kapitałowych, takich jak z o.o. czy akcyjna, to zarząd pełni kluczową rolę w przygotowaniu i sygnowaniu dokumentacji finansowej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, pod sprawozdaniem musi widnieć podpis osoby prowadzącej księgi oraz co najmniej jednego członka zarządu. Obecnie ustawodawca dopuszcza formy elektroniczne, takie jak:

• podpis kwalifikowany,
• profil zaufany,
• e-dowód z warstwą elektroniczną.

Jeśli jednostka jest zobowiązana do badania, komplet dokumentów powinna uzupełniać opinia biegłego rewidenta wraz ze sprawozdaniem z audytu. Całość należy przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie drogą elektroniczną, dbając o formaty plików zgodne z wymaganiami resortu finansów. Ważnym elementem procedury jest także złożenie oświadczeń przez pozostałych członków organu zarządzającego, którzy w ten sposób potwierdzają zgodność dokumentacji z obowiązującymi przepisami. Jest to niezbędne w sytuacjach, gdy nie opatrzyli oni plików w formacie XML lub ESEF własnym podpisem cyfrowym. Warto pamiętać, że wszelkie zaniedbania w tym obszarze mogą skutkować dotkliwymi sankcjami dla całego zarządu.

Przeczytaj teżJak sprawdzić, czy sprawozdanie finansowe jest podpisane? Proste kroki i wskazówki

Jak podpisuje się sprawozdanie finansowe w spółkach osobowych?

W każdej spółce osobowej – niezależnie od tego, czy mówimy o jawnej, partnerskiej, komandytowej czy komandytowo-akcyjnej – odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego spoczywa na osobach prowadzących jej sprawy. W strukturach jawnych i cywilnych obowiązek ten przypisany jest bezpośrednio wspólnikom. Wariant komandytowy oraz komandytowo-akcyjny wymaga natomiast podpisu komplementariusza.

Jeśli w spółce partnerskiej ustanowiono zarząd, to on zajmuje się dokumentacją finansową, w przeciwnym razie rola ta przypada wspólnikom reprezentującym podmiot. Podobnie jak w spółkach kapitałowych, stosowny podpis musi złożyć również osoba prowadząca księgi rachunkowe. Wymagana jest przy tym forma elektroniczna, czyli:

• kwalifikowany podpis,
• profil zaufany,
• podpis osobisty.

Tak przygotowane pliki XML trafiają następnie do systemu Repozytorium Dokumentów Finansowych, skąd są przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego. W sytuacjach szczególnych, jak likwidacja spółki, podpisy pod sprawozdaniem składają likwidatorzy, natomiast w przypadku upadłości zadanie to przejmuje syndyk.

Gdy organ zarządzający jest wieloosobowy, dopuszczalne jest, aby dokument podpisał tylko jeden uprawniony wspólnik. Należy jednak pamiętać, że w takich okolicznościach wymagane jest dołączenie pisemnych oświadczeń od pozostałych osób zobowiązanych, co stanowi potwierdzenie, że dokumentacja jest zgodna z przepisami o rachunkowości.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe, gdy organ jest wieloosobowy?

W przypadku organów wieloosobowych przepisy przewidują dwie ścieżki dopełnienia formalności przy podpisywaniu sprawozdań. Najbardziej bezpośrednią metodą jest złożenie kwalifikowanych podpisów elektronicznych przez wszystkich członków zarządu. Alternatywnie, ustawodawca dopuszcza sytuację, w której dokument sygnowany jest jedynie przez jedną osobę uprawnioną, pod warunkiem dołączenia pisemnych oświadczeń od pozostałych członków. Dokumenty te potwierdzają, że sprawozdanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami oraz że pozostali decydenci zapoznali się z jego treścią.

To na osobie, która jako pierwsza podpisuje sprawozdanie, spoczywa obowiązek skompletowania wszystkich wymaganych załączników. Co istotne, jeśli którykolwiek z członków zarządu sprzeciwi się podpisaniu dokumentu, musi przedstawić pisemne uzasadnienie takiej decyzji. Warto pamiętać, że niezależnie od przyjętej formy podpisu, wszyscy członkowie organu ponoszą solidarną odpowiedzialność za rzetelność zaprezentowanych danych.

Cały zestaw przygotowanych plików trafia następnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie systemy KRS automatycznie weryfikują ich kompletność.

Czy osoba prowadząca księgi rachunkowe podpisuje sprawozdanie finansowe?

Za przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego odpowiada osoba prowadząca księgi rachunkowe – niezależnie od tego, czy jest to główny księgowy, zewnętrzne biuro rachunkowe, czy prywatny specjalista. Złożony podpis stanowi formalne zapewnienie, że wszystkie zapisy są rzetelne, a dokumentacja w pełni odpowiada wymogom prawa bilansowego.

Obecnie standardem jest sporządzanie takich plików w formie elektronicznej, głównie z użyciem formatu XML. Proces ten wymaga uwierzytelnienia dokumentu przy pomocy:

• podpisu kwalifikowanego,
• podpisu osobistego,
• profilu zaufanego.

Obligatoryjnie podpisuje się nie tylko sam bilans, ale także:

• rachunek zysków i strat,
• rozbudowane informacje dodatkowe.

W sytuacjach, w których prawo nakłada obowiązek zbadania sprawozdania przez biegłego rewidenta, wszystkie przekazywane pliki muszą posiadać stosowne potwierdzenie autentyczności. Punktualne wywiązanie się z tego zadania jest niezbędne dla sprawnej weryfikacji w Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz pozytywnego przejścia procedury składania wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe: likwidator czy syndyk?

W trakcie likwidacji firmy odpowiedzialność za sporządzenie i autoryzację sprawozdania finansowego spada na likwidatorów, którzy w tym okresie pełnią funkcję kierownika jednostki. Spoczywa na nich obowiązek dbałości o rzetelność danych oraz terminowe dostarczenie dokumentów do rejestru RDF lub KRS.

Jeśli jednak przedsiębiorstwo przechodzi w stan upadłości, kluczowe kompetencje w tym zakresie przejmuje syndyk masy upadłościowej – to on odpowiada za przygotowanie i podpisanie dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Proces ten wymaga złożenia podpisu kwalifikowanego przez osobę decyzyjną oraz kontrasygnaty księgowego prowadzącego księgi rachunkowe.

Przeczytaj teżJak podpisać sprawozdanie z działalności zarządu? Przewodnik dla członków zarządu

Należy przy tym pamiętać, że wszelkie zaniedbania, w tym chociażby opóźnienia w przesyłaniu plików w formacie XML, wiążą się z ryzykiem dotkliwych kar. Każdy przedstawiciel firmy musi korzystać z:

• certyfikowanego podpisu kwalifikowanego,
• profilu zaufanego,
• podpisu osobistego,

gdyż tylko prawidłowo opatrzone dokumenty przejdą pomyślną weryfikację w systemach teleinformatycznych.