Import towarów — księgowanie w 2021 roku i nowe zasady

Czym jest import towarów z krajów trzecich?

Miejscem importu jest kraj członkowski UE, do którego towary zostały wprowadzone do swobodnego obrotu. Import z państw spoza Unii przebiega wieloetapowo:

• konieczna jest odprawa celna,
• naliczenie cła,
• VAT przywozowy,
• ewentualna akcyza.

Dług celny powstaje w trakcie procedury celnej, a obowiązek zapłaty spoczywa na importerze, pośredniku lub osobie zgłaszającej przesyłkę. Podstawą opodatkowania VAT przy imporcie jest wartość celna — określana na podstawie ceny nabycia lub faktycznej wartości towaru i zwiększana o należne cło oraz dodatkowe koszty, np. transport czy ubezpieczenie. VAT zapłacony przy wwozie można odliczyć, gdy importowane towary będą używane do czynności opodatkowanych; w przeciwnym razie staje się on kosztem przedsiębiorstwa.

Różne procedury celne oraz uproszczenia (takie jak odroczenie VAT, odprawa czasowa czy składowanie celne) wpływają na moment powstania długu celnego i chwili, w której rodzi się obowiązek podatkowy. Przy imporcie trzeba też zadbać o kompletną dokumentację:

• formularz SAD,
• PZC,
• faktury,
• dokumenty przewozowe,
• dowody zapłaty.

Towary objęte akcyzą podlegają dodatkowym wymogom kontrolnym i sprawozdawczym. Cały system celno-podatkowy ma na celu zachowanie neutralności podatkowej i wyrównanie warunków konkurencji między produktami krajowymi a importowanymi spoza UE.

Jak 2021 zmienił zasady księgowania importu towarów?

Od 1 lipca 2021 r. przestało obowiązywać zwolnienie z VAT dla przesyłek o wartości do 22 euro, natomiast zwolnienie z należności celnych dla towarów do 150 euro pozostało bez zmian. Wprowadzono też nowe mechanizmy — IOSS i SOTI — które nakładają dodatkowe obowiązki na operatorów pocztowych przy obsłudze niektórych małych przesyłek.

IOSS umożliwia sprzedawcom pobieranie VAT już w momencie sprzedaży na odległość, co eliminuje konieczność jego naliczania przy imporcie. SOTI natomiast odnosi się do klasyfikacji sprzedaży na odległość towarów importowanych i ma wpływ na sposób ewidencjonowania transakcji e-commerce.

Te regulacje wymusiły rozdzielenie w księgowości transakcji objętych IOSS od tych, które z niego nie korzystają. Operacje sprzedaży realizowane przez IOSS muszą być prowadzone w odrębnej ewidencji i wyłączone z importowych rozliczeń VAT. Transakcje bez IOSS generują natomiast VAT przywiezienia, który trzeba ujmować w rejestrach VAT oraz w JPK_V7 jako VAT naliczony przy imporcie.

Decyzja o rejestracji do procedury importu lub do IOSS wpływa więc zarówno na sposób rozliczeń VAT, jak i na płynność finansową przedsiębiorstwa. Stosowanie odroczenia VAT lub procedury uproszczonej zmienia moment ujęcia podatku w księgach i w JPK_V7, dlatego ewidencja wymaga przechowywania dokumentów potwierdzających status IOSS, dowodów zapłaty cła oraz dokumentów przewozowych.

Dzięki tym zmianom zmniejszyło się ryzyko nadużyć podatkowych, a konkurencja między dostawcami z UE i spoza UE uległa wyrównaniu. Z drugiej strony wzrosły obciążenia administracyjne:

• konieczna stała rejestracja do procedur,
• rozbudowana ewidencja e-commerce,
• dodatkowe pola w JPK_V7,
• śledzenie małych przesyłek i działań operatorów pocztowych.

W praktyce księgowania oznaczają rozróżnianie transakcji IOSS od importu VAT, ujmowanie VAT przywiezienia w JPK_V7, prowadzenie odrębnych rejestrów sprzedaży internetowej oraz gromadzenie dokumentacji potwierdzającej zastosowaną procedurę. Zmiany z 2021 r. stanowią obecnie podstawę rozliczeń VAT przy imporcie i służą kontrolom zgodności z przepisami podatkowymi.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy imporcie?

Obowiązek podatkowy przy imporcie powstaje w chwili powstania długu celnego. Zgodnie z art. 19a ust. 9 ustawy o VAT, zazwyczaj następuje to w momencie dopuszczenia towaru do swobodnego obrotu w UE. Należny VAT staje się wymagalny tego samego dnia i trzeba go ująć w deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek (JPK_V7M lub JPK_V7K).

Istnieje możliwość skorzystania z procedury uproszczonej (art. 33a), dzięki której VAT można zadeklarować w deklaracji zamiast płacić go od razu przy odprawie — pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych i dokonania rejestracji. Odroczenie płatności VAT to inna opcja pozwalająca uniknąć natychmiastowego uregulowania należności, o ile procedury zostały prawidłowo dopełnione.

Jeżeli podatnik nie wykaże należnego podatku, konieczna będzie korekta deklaracji. Przykładowo, termin na suchą korektę może wynosić 4 miesiące od dnia, w którym VAT nie został rozliczony. Opóźnienia w rozliczeniu pociągają za sobą odsetki za zwłokę oraz inne konsekwencje w rozliczeniach VAT.

Moment powstania długu celnego ustala się na podstawie dokumentów celnych (SAD, PZC) oraz dowodów zapłaty. Dla jasności: jeśli odprawa towaru nastąpiła 12.05.2025, dług celny powstał tego dnia, a rozliczenie powinno znaleźć się w JPK_V7M za maj 2025. Datę tę należy również wykazać w księgach rachunkowych i rejestrach VAT — to ułatwia terminowe rozliczenie i zmniejsza ryzyko konieczności późniejszych korekt.

Podstawa VAT i kto może ją odliczyć przy imporcie?

Podstawę opodatkowania przy imporcie tworzy kilka składników:

• wartość celna,
• należne cło,
• koszty transportu do miejsca przeznaczenia,
• ubezpieczenie,
• opłaty manipulacyjne.

Do wartości towaru wlicza się też prowizje i inne opłaty związane z ceną nabycia. Przykładowo, gdy wartość celna wynosi 10 000 EUR, a cło to 5%, cło będzie równe 500 EUR. Jeśli do tego doliczymy 250 EUR za transport i ubezpieczenie, podstawa opodatkowania wzrasta do 10 750 EUR, a przy stawce VAT 23% naliczony podatek wyniesie 2 472,50 EUR.

Przeliczenie tych kwot na złote odbywa się według kursu NBP obowiązującego w chwili powstania obowiązku podatkowego, więc kurs wpływa bezpośrednio zarówno na wysokość podatku w PLN, jak i na wartość nabycia ujmowaną w księgach. Czynni podatnicy VAT mogą odliczyć VAT naliczony przy imporcie, pod warunkiem że importowane towary służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Gdy wykorzystanie jest częściowe, stosuje się proporcję odliczenia (pro rata) — odlicza się więc tylko tę część, która przypada na działalność opodatkowaną.

VAT naliczony przy imporcie należy zapisać w rejestrze VAT zakupu z oznaczeniem „IMP” i wykazać w JPK_V7M lub JPK_V7K w okresie powstania obowiązku podatkowego lub później, zgodnie z zasadami odliczenia. Jeżeli podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT, zapłacony podatek stanowi koszt uzyskania przychodów i jednocześnie zwiększa cenę nabycia towaru. Błędy przy określaniu podstawy opodatkowania wpływają na wysokość VAT należnego i naliczonego — w praktyce może to skutkować koniecznością dokonania korekt, naliczeniem odsetek oraz kontrolami celno-skarbowymi.

Dlatego istotne jest gromadzenie prawidłowej dokumentacji: SAD, PZC, faktur oraz dowodów zapłaty cła, które potwierdzają podstawę opodatkowania i pozwalają zachować neutralność podatkową importu.

Jakie dokumenty celne i księgowe zebrać przy imporcie towarów?

Oryginał deklaracji celnej (SAD) lub elektroniczny PZC to podstawowe dokumenty — potwierdzają powstanie długu celnego i stanowią bazę do rozliczenia VAT oraz należności celnych. W dokumentacji powinny się znaleźć:

• numer zgłoszenia,
• data dopuszczenia do obrotu,
• wysokość cła i VAT.

Faktura dostawcy musi zawierać oryginał dokumentu handlowego, opis towaru oraz jego wartość w walucie obcej. Kwotę tę należy przeliczyć na PLN według kursu NBP z dnia powstania obowiązku podatkowego. Dokumenty przewozowe (CMR, AWB, konosament, list przewozowy) zaś potwierdzają koszty transportu i termin wwozu. Lista pakowa (packing list) oraz specyfikacje ułatwiają identyfikację pozycji, masy i ilości przesyłki — to ważne przy kontroli wartości celnej.

Certyfikaty pochodzenia i dokumenty preferencyjne (np. EUR.1) potwierdzają kraj pochodzenia towaru, co może wpływać na taryfę celną i uprawnienia do preferencyjnych stawek. Dowody naliczenia i zapłaty cła oraz akcyzy — np. decyzje celne, noty, potwierdzenia wpłat i przelewy — są niezbędne do ujęcia jako rozrachunki publicznoprawne w księgach. Dokumentacja akcyzowa obejmuje pozwolenia, ewidencje oraz deklaracje dla towarów objętych akcyzą.

Dowód magazynowy PZ (Przyjęcie z zewnątrz) poświadcza przyjęcie towaru do magazynu i służy do księgowania zapasów. Natomiast dowód wewnętrzny/PK jest potrzebny do zaksięgowania cła, opłat i korekt wartości nabycia. Rejestry VAT powinny oznaczać wpisy powiązane z importem etykietą „IMP” oraz zawierać zapisy w JPK_V7 w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W przypadku procedur uproszczonych (IOSS, SOTI) konieczne jest potwierdzenie rejestracji, elektroniczna ewidencja transakcji i raporty sprzedaży. Pełnomocnictwo agenta celnego oraz umowa z przewoźnikiem powinny precyzować upoważnienia i dane podmiotu zgłaszającego. Oświadczenia wartości, korespondencja z dostawcą i dowody ubezpieczenia pomagają w ustaleniu wartości celnej. Zaświadczenia o braku zaległości oraz inne decyzje administracyjne bywają wymagane przy niektórych procedurach i uproszczeniach.

Na koniec praktyczna wskazówka: warto archiwizować zarówno oryginały, jak i kopie elektroniczne na potrzeby kontroli celno-skarbowej. Dokumenty potwierdzające płatność cła i VAT stanowią podstawę do rozliczeń w ewidencji księgowej oraz w JPK_V7.

Kto i jak księguje import towarów w procedurze uproszczonej?

Z procedury importu mogą korzystać podmioty będące czynnymi podatnikami VAT albo działające przez zarejestrowanego pośrednika. Warunkiem jest rejestracja do tej procedury (art. 33a), która identyfikuje uprawnionego zgłaszającego i czasem wymaga zabezpieczenia finansowego.

W praktyce księgowej warto trzymać się prostego schematu:

1. wprowadź fakturę zakupu netto do systemu (WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT),
2. dolicz pozycje zwiększające wartość nabycia — np. cło (udokumentowane dowodem wewnętrznym), koszty transportu i inne opłaty,
3. przelicz wszystkie kwoty na PLN według kursu NBP obowiązującego w dniu powstania obowiązku podatkowego,
4. zaksięguj powstałą wartość nabycia jako zapas, środek trwały lub koszt, w zależności od przeznaczenia towaru.

Cło zwykle powiększa wartość początkową składnika lub ewidencjonuje się je odrębnie. VAT naliczony z importu ujmuj w rejestrze VAT zakupu z oznaczeniem „IMP”, a w JPK_V7M/K wykazuj zarówno VAT należny z importu (w okresie powstania obowiązku), jak i VAT do odliczenia, jeśli przysługuje.

Przykładowe zapisy księgowe mogą wyglądać tak:

• debet — zapasy (wartość netto + cło + transport),
• debet — VAT naliczony (po przeliczeniu),
• kredyt — rozrachunki z dostawcami (kwota faktury netto),
• kredyt — VAT należny z importu (ujęty w JPK_V7).

Jeśli procedura uproszczona nie zostanie rozliczona w terminie, trzeba skorygować deklarację (np. korekta JPK_V7). Korekty należy wprowadzić do ksiąg zgodnie z dokumentacją. Do obowiązkowej dokumentacji przy księgowaniu zalicza się:

• rejestrację do procedury uproszczonej,
• SAD/PZC,
• dowód wewnętrzny na cło,
• fakturę zakupu,
• dokumenty przewozowe oraz potwierdzenia zapłaty.

Ewidencja elektroniczna powinna jednoznacznie potwierdzać prawo do rozliczenia VAT. Stosowanie procedury uproszczonej poprawia płynność finansową, bo odracza płatność VAT przy odprawie, ale jednocześnie zwiększa ryzyko kontroli celno-skarbowej — naczelnik urzędu może bowiem określić zaległy podatek, co wymaga udokumentowanego zaksięgowania i udostępnienia ewidencji.