PIT-28S: dla kogo jest ten formularz i jakie ma znaczenie?
Formularz PIT-28S to kluczowy dokument dla zarządców sukcesyjnych, którzy muszą rozliczyć przychody przedsiębiorstw w spadku po zmarłym właścicielu. Dla kogo jest PIT-28S? Przeznaczony jest przede wszystkim dla tych, którzy zajmują się ewidencjonowanymi przychodami firmy, ale tylko w kontekście dziedziczenia. Dowiedz się, jakie obowiązki i przywileje wiążą się z tym formularzem oraz jak prawidłowo go wypełnić, aby uniknąć problemów z urzędami skarbowymi.
PIT-28S: co to jest i dla kogo?
Formularz PIT-28S służy do rozliczenia przychodów opodatkowanych ryczałtem w przypadku przedsiębiorstwa w spadku i składa go zarządca sukcesyjny. W zeznaniu wykazuje się przychody ewidencjonowane uzyskane przez firmę po śmierci właściciela, a także stosowane stawki ryczałtu przypisane do poszczególnych kategorii przychodów.
Przedsiębiorstwo stosuje przyjęte przez zmarłego zasady podatkowe aż do końca roku podatkowego, w którym nastąpiło jego zgon. Należy podać identyfikator podatkowy — najczęściej NIP zmarłego — oraz wskazać urząd skarbowy właściwy dla niego. W formularzu można uwzględnić ewentualne straty nieodliczone przez zmarłego oraz odliczenia, takie jak składki na ubezpieczenia społeczne, a w określonych przypadkach także składki zdrowotne.
Do zeznania trzeba dołączyć szczegółowe wyliczenia przychodów ewidencjonowanych i zastosowanych stawek ryczałtu, zgodnie z instrukcją formularza. Zarządca sukcesyjny odpowiada za prawidłowość danych oraz za prowadzenie ewidencji przychodów ewidencjonowanych przedsiębiorstwa w spadku.
Termin złożenia PIT-28S przypada między 15 a końcem lutego (zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym roku). Zeznanie można złożyć elektronicznie — np. przez e-Deklaracje, usługę Twój e-PIT lub inną formę elektroniczną — albo tradycyjnie w formie papierowej w urzędzie skarbowym.
Jeśli zeznanie zostanie złożone w terminie, istnieje możliwość przekazania 1,5% podatku na organizację pożytku publicznego. Kopie złożonych dokumentów należy przechowywać przez 5 lat.
Czym różni się PIT-28S od PIT-28?
Główna różnica między PIT-28 a PIT-28S dotyczy osób lub podmiotów, które je wypełniają. PIT-28 skierowany jest do podatników rozliczających przychody ewidencjonowane — na przykład:
- przedsiębiorców,
- osób wynajmujących mieszkania.
PIT-28S natomiast przeznaczony jest dla przedsiębiorstw w spadku, którymi zarządza zarządca sukcesyjny po śmierci właściciela. W formularzu PIT-28 podatnik identyfikowany jest przez PESEL lub NIP osoby składającej zeznanie. W przypadku PIT-28S jako identyfikator można wykorzystać NIP zmarłego, a dodatkowo trzeba wskazać urząd skarbowy związany z osobą zmarłą.
Formularz dla spadku zawiera też pola umożliwiające wykazanie nierozliczonych strat po zmarłym oraz ich odliczeń — czego brakuje w standardowym PIT-28. PIT-28S uwzględnia okres prowadzenia działalności po śmierci oraz szczegółowy wykaz przychodów według stawek ryczałtu, czyli jest bardziej rozbudowany i wymaga dodatkowych obliczeń oraz załączników dokumentujących elementy dziedziczonego rozliczenia.
Terminy składania też nieco się różnią:
- PIT-28 składa się do końca lutego,
- PIT-28S można składać od 15 lutego do końca miesiąca.
Oba formularze można złożyć papierowo lub elektronicznie i każdy z nich pozwala na przekazanie 1,5% podatku. Przykładowo — osoba prywatnie wynajmująca mieszkanie wykorzysta PIT-28, zaś zarządca sukcesyjny rozliczy przychody po śmierci właściciela na PIT-28S, pamiętając o ewentualnych stratach do odliczenia.
Kto obowiązkowo rozlicza najem prywatny ryczałtem?
Od 2025 roku najemcy będą musieli rozliczać przychody z wynajmu wyłącznie ryczałtem ewidencjonowanym. Do 100 000 zł stosuje się stawkę 8,5%, a nadwyżka ponad tę kwotę zostanie opodatkowana stawką 12,5%. Limit 100 000 zł obejmuje wszystkie przychody z najmu — także te już opodatkowane ryczałtem w ramach działalności gospodarczej.
Przychody z najmu prywatnego nie wliczają się natomiast do progu 2 milionów euro, który dotyczy wyłącznie działalności gospodarczej. Ewidencjonowane wpływy wykazuje się w zeznaniu PIT-28, a do rozliczenia trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające zawarcie najmu. W określonych przypadkach możliwe jest stosowanie kwartalnych zaliczek na ryczałt.
Terminowe ewidencjonowanie i rozliczanie ma duże znaczenie dla poprawności rozliczeń i wysokości należnego podatku.
Jakie stawki ryczałtu obowiązują w najmie?
Opodatkowanie najmu opiera się na podziale przychodu na dwie części: do 100 000 zł oraz nadwyżkę powyżej tej kwoty. Dla najmu prywatnego obowiązują dwie stawki ryczałtu:
- 8,5% dla pierwszych 100 000 zł,
- 12,5% dla kwoty przekraczającej ten limit.
Podstawą opodatkowania jest ewidencjonowany przychód, dlatego koszty jego uzyskania nie podlegają odliczeniu. Przykładowo, przy przychodzie 80 000 zł podatek wyniesie 80 000 × 8,5% = 6 800 zł. Jeśli zaś przychód osiąga 140 000 zł, liczy się:
- 100 000 × 8,5% = 8 500 zł,
- 40 000 × 12,5% = 5 000 zł,
- łącznie: 8 500 zł + 5 000 zł = 13 500 zł.
W deklaracji PIT-28 trzeba wykazać przychody oddzielnie dla każdej stawki — formularz ma pola dedykowane części opodatkowanej po 8,5% i po 12,5%. Można także odliczyć zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne; ich wartość uwzględnia się w zeznaniu. System ryczałtu przewiduje różne stawki (od 2% do 17%) zależnie od rodzaju działalności, ale dla najmu prywatnego stosuje się wspomniane 8,5% i 12,5%. Zaliczki na ryczałt wpłaca się miesięcznie lub kwartalnie, zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Jaki jest limit przychodów dla ryczałtu z najmu?
Przy rozliczaniu ryczałtu kluczowy jest próg 100 000 zł: do tej kwoty przychód z najmu opodatkowany jest stawką 8,5%, a nadwyżka — 12,5%. Ten pułap obejmuje wszystkie wpływy z najmu, bez względu na to, czy prowadzisz wynajem prywatny, czy w ramach działalności gospodarczej.
Dla korzystania z ryczałtu w działalności gospodarczej obowiązuje dodatkowy limit — 2 mln euro rocznie. W 2025 r. odpowiada to 8 569 200 zł, dlatego warto kontrolować coroczne przeliczenie tej kwoty. Przychody z najmu prywatnego nie wliczają się do tego limitu, co często mylone bywa z ogólną zasadą.
Jeśli przedsiębiorca przekroczy pułap 2 mln euro, traci prawo do ryczałtu i musi przejść na zasady ogólne opodatkowania. Z tego powodu kurs walut i zmiany przepisów mają realny wpływ na uprawnienia do ryczałtu — warto je śledzić, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Jakie odliczenia i 1,5% w PIT-28?
Składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) można odliczyć od podatku w formularzu PIT-28 — odliczeniu podlega faktycznie zapłacona w danym roku kwota. Przykładowo: jeśli podatek przed odliczeniem wynosi 13 500 zł, a zapłacone składki ZUS to 4 000 zł, podatek po odliczeniu obniży się do 9 500 zł.
Możliwość odliczenia składek zdrowotnych występuje tylko w konkretnych sytuacjach przewidzianych przez przepisy, a prawo i zakres tych odliczeń zależą od aktualnych regulacji. Inne ulgi przewidziane przy zryczałtowanym podatku można wykazać jedynie wtedy, gdy nie rozlicza się ich w innym zeznaniu.
Przekazanie 1,5% podatku na organizację pożytku publicznego wymaga:
- wpisania numeru KRS,
- wpisania odpowiedniej kwoty (1,5% podatku należnego) w polach PIT-28,
- złożenia deklaracji w terminie — spóźnione złożenie wyklucza taką darowiznę.
Do potwierdzenia prawa do odliczeń przydadzą się:
- dowody wpłat ZUS,
- potwierdzenia zapłaty składek zdrowotnych,
- dokumenty dotyczące darowizn i innych ulg.
W zeznaniu trzeba podać identyfikator podatkowy (PESEL lub NIP), a kopie zeznania i załączników warto przechowywać przez 5 lat. Jeśli po złożeniu PIT-28 znajdziesz błąd, możesz złożyć korektę na formularzu korygującym — pamiętaj jednak, że korekta po terminie może skutkować odsetkami lub innymi sankcjami. Dla bezpieczeństwa zachowuj dowody płatności i numer KRS wybranej OPP — ułatwi to ewentualną kontrolę lub poprawki.
Do kiedy złożyć PIT-28 za 2025 rok?
Zeznanie roczne PIT-28 za 2025 rok trzeba złożyć między 15 lutego a 30 kwietnia 2026 roku. Podatek wynikający z tej deklaracji powinien być opłacony do 30 kwietnia 2026 roku. Deklarację można wysłać elektronicznie — np. przez e‑Deklaracje, Twój e‑PIT lub inną platformę do składania e‑deklaracji — albo złożyć papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.
Wszystkie płatności realizuje się na indywidualny mikrorachunek podatkowy każdego podatnika. Jeśli dokument został przesłany elektronicznie, nadpłata zostanie zwrócona w ciągu 45 dni od daty złożenia. Terminy i zasady są określone przepisami prawa; korektę PIT-28 można składać zgodnie z obowiązującymi regulacjami, pamiętając o terminach przedawnienia i innych ograniczeniach.
Niedotrzymanie terminów składania lub zapłaty skutkuje sankcjami oraz odsetkami za zwłokę. W razie wątpliwości warto skorzystać z e‑Urzędu Skarbowego lub skontaktować się bezpośrednio z właściwym urzędem.
